مبادئ الإدارة والإشراف

العناوين

1- نظرية التفكير والقيادة في التنظيم والإدارة

2- دور المشرف في المنظمات والمنظمات والشركات 3- نظريات جديدة في الإشراف وإدارة حل المشكلات

4- تحفيز العاملين

5- تنظيم الأنشطة في المنظمة

6- إدارة الصراع في المنظمة

7- القدرات والموارد وهدر الموارد في المنظمات

8- التعرف على المدارس الإدارية وخصائصها

9- الإلمام بواجبات الإدارة والإشراف وتقنيات التشغيل المستخدمة في الوحدات الصناعية

10- مبادئ وتقنيات الاتصال الفعال

يقوم المشرف “Boss” بإعادة التوجيه هنا. للاستخدامات الأخرى، انظر رئيس.

يتحدث كل مدير إلى عمال المصنع؛ التفاوض بين أعضاء المنظمة مهم جدا في الإدارة.

الإدارة  هي عملية الاستخدام الكفء والفعال للموارد المادية والبشرية في ظل نظام القيم المقبول لذلك المجتمع فيما يتعلق بمبادئ مثل التخطيط،

التنظيم وتعبئة الموارد والمرافق والتوجيه والسيطرة والمراقبة على أساس أهداف محددة سلفا

تعريف

حتى الآن،   تم اقتراح عدة تعريفات للإدارة . ومن أهم التعريفات المقدمة ما يلي:

• فن القيام بالأشياء من قبل الآخرين
• العملية التي يتم من خلالها اتخاذ القرارات في المنظمات
• أداء مهام التخطيط والتنظيم والقيادة والتنسيق والرقابة
• علم وفن تنسيق جهود أعضاء المنظمة واستخدام الموارد لتحقيق الأهداف التنظيمية
• لعب دور القائد ومصدر المعلومات وصانع القرار والاتصال لأعضاء المنظمة

من وجهة نظر وظيفية، تشمل الإدارة مهام مثل التخطيط وصنع القرار والتنظيم والابتكار والتنسيق والتواصل والقيادة والتحفيز والسيطرة. ورغم أن هذا النوع من تعريف الإدارة يواجه كمية ونقصا أو تجاوزات في الكلمات المعبرة عن الواجبات، إلا أنه يبدو أكثر مرونة من التعريفات التي تحاول حصر الإدارة في سمة معينة أو إضافة قيمة فلسفية محددة للمفهوم. ومع ذلك، فإن التعريفات العديدة للإدارة وفقًا لوظائفها من قبل الباحثين مثل فايول أو جوليك بها اختلافات لا يمكن التغاضي عنها بسهولة. والأمر الواضح هو أن علم الإدارة لم يتمكن بعد من إدارة تعريفه الخاص.

يتضمن التعريف التالي المفاهيم الأساسية للإدارة:

• الإدارة هي عملية.
• المفهوم الخفي للإدارة هو توجيه المنظمات البشرية.
• الإدارة الفعالة تتخذ القرارات المناسبة وتحقق النتائج المرجوة.
• وتسمى الإدارة الفعالة التخصيص والاستهلاك الحكيم.
• تركز الإدارة على الأنشطة الهادفة.
• الإدارة هي الإجراء الذي يتم بوعي وبشكل مستمر ويشكل المنظمة.

واجبات الإدارة

ذكر رجل الصناعة الفرنسي هنري فايول أن جميع المديرين يقومون بخمس مهام أو مهام: التخطيط، والتنظيم، والقيادة، والتنسيق، والرقابة. واليوم تنقسم هذه المهام إلى أربع مهام:

• تخطيط
• تنظم
• قيادة
• تنسيق
• يتحكم

يعبرون

يعتبر بيتر دراكر أن مهمة المديرين هي  التسويق  والابتكار. وفي الوقت نفسه، تعتبر النصوص الأحدث أن المهام الرئيسية للمديرين هي التخطيط والتنظيم والقيادة  والتوظيف  والرقابة   .

قامت بعض المصادر بإزالة التوظيف من القائمة أعلاه   واستبدلها البعض بالتنسيق .

من وجهة نظر وظيفية، تشمل الإدارة مهام مثل التخطيط وصنع القرار والتنظيم والابتكار والتنسيق والتواصل والقيادة والتحفيز والسيطرة.

تخطيط

التخطيط يعني التفكير مقدما. لقد قدم الخبراء من مختلف الزوايا عدة تعريفات للتخطيط، منها ما يلي:

• تحديد الهدف، وإيجاد وبناء الطريق للوصول إليه،
• تحديد ما يجب القيام به
• تصور وتصميم الوضع المثالي في المستقبل وإيجاد وبناء الطرق والوسائل لتحقيقه.
• تصميم عملية تقوم بتغيير كائن أو موضوع بناءً على طريقة محددة مسبقًا.

عند اختيار الهدف وتحديده، يجب على المدير   الانتباه إلى جدواه  ومقبوليته  من وجهة نظر المديرين والموظفين.

يجب أن يبدأ برنامج التدريب التسويقي بتقييم احتياجاتك التدريبية. بشكل عام، تكون هذه الاحتياجات أكثر وضوحًا في المناطق التي يكون أدائك فيها ضعيفًا.

على سبيل المثال، إذا انخفض مستوى ولاء العملاء للشركة أو إذا كان البائع غير قادر على البيع بالمبلغ القياسي والمعتاد. وتشمل هذه النطاقات أيضًا

هناك فرص وتغييرات.

تنظم

التنظيم هو عملية يتم خلالها تقسيم العمل بين الأشخاص ومجموعات العمل ويتم التنسيق بينهم من أجل تحقيق الأهداف.

فيما يتعلق بالمنظمة، يجب على المدير إنشاء هيكل المنظمة وفقًا لأهداف وموارد المنظمة ( تصميم المنظمة ) والسعي إلى توفير الأشخاص المناسبين.

يكون للهيكل المعين ( توفير الموارد ). إذا لزم الأمر، يقوم المدير بتفويض مسؤوليته وسلطته وسلطته إلى شخص آخر.

تحفيز

القيادة تعني جهد المدير لخلق الدافع والرغبة لدى مرؤوسيه لتحقيق أهداف المنظمة.

تقدير

الرقابة هي جهد منهجي لتحقيق الأهداف القياسية، وتصميم نظم التغذية الراجعة للمعلومات، ومقارنة المكونات الفعلية بمعايير محددة سلفا، و

وأخيراً تحديد الانحرافات المحتملة وقياس قيمتها على عملية التنفيذ والتي تتضمن أقصى قدر من الكفاءة.

دورة الأفكار الإدارية

الأفكار الإدارية الأولى

تم تصنيف جميع قضايا الإدارة منذ بداية تاريخ البشرية إلى عام 1880 في هذا القسم. قضايا مثل النظم الإدارية و

وتصنف في هذا المجال إدارة السومريين والمصريين والإيرانيين القدماء وأشياء مثل بناء أهرامات مصر الثلاثة وبناء سور الصين العظيم.

المدرسة الكلاسيكية

بدأت هذه النظريات من عام 1880 إلى عام 1920 وتنقسم إلى 3 فئات عامة:

1. مدرسة فريدريك تايلور للإدارة العلمية
2. مدرسة هنري فايول للتنظيم الإداري (الأصوليين).
3. نظرية ماكس فيبر للبيروقراطية المثالية

تركز نظريات الإدارة الكلاسيكية على تحقيق أقصى قدر من الكفاءة في المنظمة. اهتم الكلاسيكيون بالتنظيم الرسمي واعتبروا وجود التنظيم غير الرسمي ضارًا

عرفو. تضمنت وجهات النظر الكلاسيكية وجهة نظر ميكانيكية بحتة للمنظمة والناس. اعتبر الكلاسيكيون الإنسان مساويا لعناصر الإنتاج الأخرى وله

ولم يكن لديهم هوية مستقلة.

المدرسة الكلاسيكية الجديدة (العلاقات الإنسانية)

في الفترة من 1920 إلى 1950، بينما كان الغرب يعاني من الكساد الاقتصادي، أجرى بعض علماء الاجتماع بقيادة إلتون مايو دراسات حول كيفية الاستجابة

بدأ الموظفون في تقييم الإنتاج في حالة حدوث تغييرات في ظروف العمل وتصميم الوظائف والمحفزات الإدارية. معظم هذه الدراسات تتم في إحدى وحدات الشركة الغربية

وتمت الكهرباء في مدينة هوثورن، والتي أصبحت فيما بعد تعرف باسم دراسات هوثورن. أكد الكلاسيكيون الجدد على الجوانب الإنسانية للإدارة. أنصار هذا الأسلوب

لقد اعتقدوا أن الإدارة يجب أن تركز على الناس؛ وبعبارة أخرى، فقد اعتبروا أن المتغيرات الاجتماعية أكثر فعالية من المتغيرات المادية. الأنشطة الرئيسية في

تم الانتهاء من هذه الدورة، وهي مقسمة إلى الفئتين التاليتين:

• دراسات هوثورن
• الموقف السلوكي (الإدارة) يقوم على فرضية أن المديرين الذين يقيمون علاقات إنسانية جيدة في بيئة العمل يمكنهم تحقيق الإنتاجية. بالإضافة إلى ذلك، خلقت حركة العلاقات الإنسانية مرحلة تطورت اليوم كمجال للسلوك التنظيمي، أي دراسة الأفراد والجماعات في المنظمات. ^[12]

مدرسة النظم الاجتماعية

نهج النظم الذي أصبح شائعا في الإدارة منذ الخمسينيات. ويعتقد أنصار هذه النظرية أن النهج النظامي هو أفضل وسيلة للتوحيد

مفاهيم ونظريات الإدارة وتحقيق نظرية شاملة. ^[13]  تسببت مدرسة النظم الاجتماعية في أن تصبح دراسة المنظمات متعددة الأبعاد

كما تسبب في ظهور وتطور نظرية النظم.

مدرسة الطوارئ[عدل]

مدرسة الطوارئ (نهج الطوارئ) (1960 حتى الآن) تأتي هذه المدرسة مع عناوين أخرى مثل الموقفية والبيئية والظرفية. هذه المدرسة هي أكثر من طريقة للتفكير

يتعلق الأمر بالتنظيم والإدارة والظواهر، ويشير إلى أنه في ظروف مختلفة واعتمادًا على متطلبات الوقت، فهو مكان وموقف يمكن مناقشة موضوع ما فيه.

علق بمعنى آخر، بينما كان مفكرو المدارس الكلاسيكية والكلاسيكية الجديدة يؤمنون بالمبادئ العالمية والأبدية والحلول التي يقدمونها بأنفسهم

لقد عرفوا أنه لا يوجد شيء اسمه الأفضل في مدرسة الطوارئ. بل إن المتطلبات هي التي توضح ما هو الأفضل في “تلك الحالة بالذات”.

يكون. على سبيل المثال، في حين أن الإدارة الميكانيكية في بعض الظروف تكون مفيدة للمنظمة، فمن الممكن تغيير الوضع إلى نمط آخر من الإدارة (الإدارة).

العضوية) مطلوبة.

مدرسة الحداثة

في دراسات الإدارة اليوم، يتم تشكيل العديد من النظريات من مزيج من النظريات الكلاسيكية والكلاسيكية الجديدة. أتباع جدد لحركة الإدارة العلمية في القرارات

ويتم التركيز على الأدوات العلمية وتطبيقات الكمبيوتر وصنع القرار. تتحدث مجموعة من منظري العلاقات الإنسانية اليوم عن تحسين وإعادة بناء التنظيم ومكانة الأصوليين

هناك من يعتقد أنه من الضروري إجراء دراسة عملية للعديد من المديرين قبل أن يتمكن المرء من الالتزام بالمبادئ. نظريات هذه الدورة يمكن أن تكون

مقسمة إلى الفئات التالية:

• منهج الإدارة الكمية، والذي يهدف إلى تطبيق الأسلوب العلمي لحل المشكلات التقنية على نطاق واسع. الإدارة الكمية لها ثلاثة فروع رئيسية: علوم الإدارة أو البحث
• العمليات والإدارة التشغيلية ونظم المعلومات الإدارية
• موقف طارئ. يعتمد أساس هذا الموقف، والذي يسمى أيضًا بالموقف الظرفي، على حقيقة أنه لا يوجد نموذج إداري واحد لجميع المواقف باعتباره الطريقة الأفضل. واجب المدير هو تحديد الطريقة، وفي أي موقف محدد، وتحت أي ظروف محددة وفي أي وقت محدد يوفر أفضل سياق لتحقيق أهداف الإدارة.
• حركة العلاقات الإنسانية الجديدة خلال العشرين سنة الماضية ظهرت نظريات أخرى في الإدارة المعاصرة فيما يتعلق بالموقف من العلاقات الإنسانية، ومن بين هذه النظريات يمكن أن نذكر نظرية Z.

مستويات الإدارة

اجتماع مجلس الإدارة مع المديرين التنفيذيين الآخرين. في شركات اليوم، مجلس الإدارة هو أعلى مستوى من الإدارة.

الإدارة في المنظمات الكبيرة عادة ما يكون لها ثلاثة مستويات:

1. إدارة العمليات (الإشراف)
2. ادارة مركزية
3. إدارة ممتازة

الإدارة التشغيلية

الخطة التشغيلية هي نوع من الخطط التفصيلية وقصيرة المدى التي تجعل المرؤوسين يشيرون بشكل أقل إلى المديرين للحصول على المهام وأيضًا تقليل إشارة المديرين إلى الموظفين لمراقبة أدائهم. يقضي مديرو المستوى التشغيلي معظم وقتهم مع مرؤوسيهم، وبعضهم مع زملائهم، وقليل من الوقت مع رؤسائهم أو خارج المنظمة.

ادارة مركزية

يقدم المديرون المتوسطون تقاريرهم مباشرة إلى كبار المديرين. وتتمثل مهمتهم في إدارة المشرفين ويلعبون دور حلقة وصل وسيطة بين الإدارة العليا ومديري العمليات. يخصص معظم وقت المديرين المتوسطين لتحليل البيانات، وإعداد المعلومات لاتخاذ القرار، وتحويل قرارات الإدارة إلى مشاريع محددة للمشرفين، وتوجيه نتائج عمل مديري العمليات. يقوم المديرون المتوسطون بوضع خطط متوسطة المدى وإعداد خطط شاملة وطويلة الأجل لرأي الإدارة العليا.

إدارة ممتازة

يتم وضع الاستراتيجيات والسياسات التنظيمية من قبل رئيس المنظمة والمدير العام والنواب. يمكن للمدير الذي كان في الأدوار التشغيلية والمتوسطة الوصول إلى الإدارة العليا. معظم عمل كبار المديرين يشبه عمل مديري العمليات من حيث الديناميكية والانشغال. يتم اتخاذ القرارات الإستراتيجية والشاملة وطويلة المدى على هذا المستوى.

اتجاهات الإدارة

• الإدارة الحكومية
• الإدارة الصناعية
• ادارة اعمال
• الإدارة الحضرية
• إدارة وسائل الإعلام
• الإدارة الإستراتيجية
• إدارة التغيير
• إدارة الموارد البشرية
• إدارة المخاطر
• إدارة الأزمات
• إدارة التعليم
• إدارة المشاريع
• إدارة التسويق
• ادارة مالية
• ادارة مشروع
• الإدارة الزراعية
• إدارة البرنامج
• إدارة الفنادق والسياحة
• إدارة الجمارك
• إدارة الجودة
• إدارة التكنولوجيا
• البحوث التشغيلية (علم الإدارة)
• إدارة الرياضة
• إدارة تقنية المعلومات
• إدارة التمريض
• خدمات الإدارة الصحية
• الإدارة البيئية

مفهوم الإشراف:

مما لا شك فيه أن فريق العمل لا يمكن أن ينجح في تنفيذ الأهداف والخطط دون الانسجام في العلاقات بين الوكلاء التنفيذيين. وتمشيا مع هذا الغرض، تستفيد المنظمات من المشرفين. ولذلك فإن المشرف هو الشخص الذي ينجز الشؤون التنظيمية من خلال خلق الانسجام والاستفادة القصوى من الحد الأدنى من الموارد البشرية والمرافق المادية.
يقوم المديرون العلويون في المنظمات بالتخطيط والتنظيم والقيادة والإشراف وما إلى ذلك، لكن المشرفين هم في أسفل التسلسل الهرمي، وبعبارة أخرى، هم من بين مرؤوسي المنظمة في تقسيم الإدارة.
يختلف مفهوم المشرف في المنظمات. على سبيل المثال، من الممكن في شركة إنتاج أن تضم رئيس عمال أو رئيس عمال، وفي شركة أخرى يتم تعيينه برتبة أعلى من رئيس العمال. المشرف ليس الوكيل التنفيذي للشؤون التنظيمية، ولكنه المنسق المناسب للاستخدام المفيد للأشخاص والمرافق.
لذلك، عند القيام بالأشياء، يجب عليه توفير المرافق، واستخدام المرافق المناسبة، والحرص على الحفاظ على المرافق صحية أثناء العمل، وجعل بيئة العمل مواتية بحيث تنشأ الرغبة والدافع للعمل في القوة البشرية.
يمكن ملاحظة أن المشرف يقوم بدور حاسم بين إدارة الموظفين ومن الضروري أن يكون لديه معرفة بالإنتاج ومراقبة الإنتاج والنظام واتخاذ القرار في مجال التنفيذ حتى يتمكن من التنسيق مع الإدارة في تنفيذ الشؤون. ومن ناحية أخرى، كان تنفيذ الشؤون التنظيمية هو النقطة الأقرب إلى الموظفين الذين يشرف عليهم. لذلك، من أجل خلق الرغبة والتحفيز، يجب عليه فهم واستخدام نماذج القيادة المختلفة، وبعد تحقيق العناصر المذكورة، يجب عليه إعطاء الأوامر للتنفيذ.

صفات المشرف الجيد

ويتمتع المشرف الجيد بالخصائص التالية:
1- القوة في التنفيذ: تنبع من الشخص نفسه وهي مزيج من الحسم والقدرة على التفكير والتنظيم.
2- القدرة على تحليل المشكلات وحل المشكلات: مما يتطلب معرفة المشكلات وجمع العوامل وخلق المشكلات وحل المشكلات.
3- القدرة على خلق الالتزام التنفيذي لدى الموظفين: يعتمد أداء المشرف على الصدق، فهو نموذج لحسن تنفيذ الأمور من قبل الموظفين. هذا تعليم غير مباشر يعتمد على صدق المشرف ونزاهته.

قيادة

وفقًا لـ “جورج آر تيري” (Gorge R. Terry) فإن القيادة هي فعل التأثير على الأشخاص بحيث يسعون جاهدين لتحقيق أهداف جماعية بدافع الرغبة والاهتمام، وتكشف مراجعة أعمال مؤلفي الإدارة الآخرين أن معظمهم يتفقون مع ذلك
. أن القيادة هي عملية التأثير على أنشطة شخص أو مجموعة يحاولون تحقيق هدف ما في موقف معين، ومن هذا التعريف يستنتج أن عملية القيادة هي دالة لمتغيرات القائد والتابع وغيرهم وهي ظرفية (المتغيرات الظرفية) أي: إن
القيادة تتعلق بالتأثير الاجتماعي الذي يطلب فيه القائد المشاركة الطوعية من الموظفين في جهد لتحقيق الأهداف التنظيمية (شيريز حاييم وآخرون، 1978، ص 35). إن كلمة “متطوع” هي كلمة منطوقة، فالقادة يكملون أي سلطة وقوة لديهم بخصائصهم الشخصية ومهاراتهم الاجتماعية لتشجيع المشاركة التطوعية للموظفين، ويعود دور القيادة إلى الدور الذي تلعبه في الفعالية الفردية
والجماعية
. هو عنوان مشهور جداً في السلوك التنظيمي وبما أن موضوع القيادة قد أذهل الناس على مر العصور (ميلر 1996، ص 42-56)، فقد تم إعطاؤه العديد من التعريفات. وقد ذكر أحد الخبراء أن هناك تقريبًا العديد من الأشخاص الذين حاولوا تعريف مفهوم القيادة، وهذه هي الحقيقة التي يتفق عليها الجميع تقريبًا على أن القيادة تتعلق بالتأثير. الخلاف حول ما إذا كانت القيادة يجب أن تكون غير قسرية أم لا؟ وهل القيادة تختلف عن الإدارة أم لا؟ هنالك.
التمايز بين الإدارة والقيادة
غالبًا ما يُعتقد أن الإدارة والقيادة مفهومان مترادفان، في حين يرى معظم الخبراء أن هذين المفهومين مختلفان. القيادة لديها مفهوم أوسع من الإدارة. الإدارة هي نوع خاص من القيادة يكون فيه تحقيق الأهداف التنظيمية له الأولوية على الأهداف الأخرى. الفرق الأساسي بين هذين المفهومين ينشأ من كلمة “منظمة”. تحدث القيادة عندما يحاول الشخص التأثير على سلوك فرد أو مجموعة لأي سبب من الأسباب. ويمكن أن يكون ذلك لتحقيق أهداف الفرد أو الآخرين، كما يمكن أن يكون متوافقاً أو غير متوافق مع أهداف المنظمة (هيرسي وبلانشارد، 1993، ص5). وفي المقارنة بين القيادة والإدارة يمكن الإشارة إلى النقاط التالية:
1- القائد يتعامل مع التغيير أما المدير فيتعامل مع التعقيدات.
2- يمكن أن يكون للقادة أهداف مختلفة، ولكن في الإدارة تعطى الأولوية للأهداف التنظيمية.
3- يرتبط القادة بالموظفين بطرق مبتكرة واستقرائية، أما المديرين فيرتبطون بالأشخاص من خلال الدور الذي يلعبونه في تسلسل الأحداث أو عملية اتخاذ القرار.
وقد اعتبر البعض أن القيادة هي الإدارة في نفس الوقت، وقد ذكرت العلاقة بينهما على أنها مطلقة عامة وخاصة، واعتبر البعض الإدارة إحدى واجبات المدير. يعتبر دستور الجمهورية الإسلامية الإيرانية أحد شروط القيادة والإدارة.
القادة الإيجابيون والقادة السلبيون:
تختلف الأساليب التي يستخدمها القادة لتحفيز الناس، فإذا تم التركيز أكثر على منح المكافآت المادية والروحية، فإن أسلوب القيادة يكون إيجابياً. التدريب الأفضل، وإعطاء المزيد من الاستقلالية والعوامل الأخرى التي تؤدي إلى رضا الموظفين تعتمد على القيادة الإيجابية.
وإذا كان التركيز على العقاب والتهديد والترهيب، فإن أسلوب القيادة يكون سلبيا، وهذا الموقف يوفر أداء مقبولا في كثير من المواقف، ولكنه يتطلب تكاليف بشرية باهظة. يطبق القادة السلبيون أساليب الهيمنة والاستبداد على الموظفين. ولإجبار الموظفين على العمل، يستخدمون أساليب مثل التوبيخ، والفصل من الخدمة، وخصم الراتب لفترة معينة، والتنفيذ. إنهم في الواقع يرأسون، ولا يقودون.
إن استمرارية أسلوب القيادة لها ذرة تتراوح من القيادة الإيجابية بقوة إلى القيادة السلبية بشدة. يستخدم كل مدير تقريبًا أحد أساليب القيادة هذه بشكل يومي.
بشكل عام، تنقسم أساليب القيادة إلى ثلاثة أنواع متميزة بناءً على كيفية ممارسة القادة للسلطة، أي القيادة الاستبدادية، والقيادة الديمقراطية، والقيادة الحرة.
القيادة الأوتوقراطية
هي القائد الاستبدادي الذي يعطي الأوامر ويتوقع قبول أوامره وتنفيذها. وتتركز فيه السلطة وصنع القرار وهو الذي يحدد إطار العمل الذي بين يديه. عادة ما تكون القيادة الاستبدادية سلبية ويتم التعامل مع الموظفين على أساس التهديد والعقاب، ولكن في بعض الأحيان يمكن أن تكون إيجابية. في نوع القيادة الاستبدادية الخيرة يتم منح المكافآت للموظفين، ويأتي النمط الاستبدادي للقيادة في إطار النظرية X.
القيادة الديمقراطية

القادة الذين يستخدمون النهج الديمقراطي أو التعاوني يهتمون باحتياجات ومصالح الموظفين ويمارسون السلطة بطريقة لا مركزية. من حيث المبدأ، لا يمكن لتقاسم الجهود أن يكون مثل الطريقة الاستبدادية ذات الاتجاه الواحد لأنه على الأقل يجب استشارة الموظفين في القرارات. يعمل قائد المجموعة كوحدة اجتماعية ويتم إبلاغ الموظفين بالظروف التي تؤثر على عملهم ويتم تشجيعهم على تقديم أفكارهم.
القيادة المتهورة أو الحرة

القيادة غير التدخلية أو الحرة تتجنب ممارسة السلطة والتدخل في العمل. وبهذه الطريقة يعتمد القادة إلى حد كبير على المجموعات وهذه المجموعات هي التي تحدد الأهداف. إنه يحل القضايا ذات الصلة ويعملون على تدريب الأعضاء وتحفيزهم في العمل. في هذا الأسلوب، يلعب القائد دور المنسق والمرشد. تكون هذه الطريقة مفيدة في بعض المواقف حيث يستطيع القائد تفويض أداء المهمة بشكل كامل. على سبيل المثال، في الجامعات، لا يتدخل العميد في أساليب تدريس الأساتذة.
أساسيات التنظيم

ترتبط مهمة التنظيم الإداري بشكل أساسي بوضع خطة أو نموذج يمكن في إطاره تقسيم مجموعة شؤون المؤسسة إلى مكونات قابلة للتطبيق بما يسهل تحقيق أهداف وغايات المؤسسة. المؤسسة بأفضل طريقة. من حيث المبدأ، فإن أي نوع من النشاط الجماعي له هدف محدد سيكون ناجحًا إذا كانت واجبات ومسؤوليات وسلطات وعلاقات كل عضو في المجموعة معروفة ومحددة على أساس التقسيم المنطقي للعمل، ومن خلال إنشاء التنسيق اللازم والجهود. ينبغي توجيه الناس لتحقيق الأهداف.
وعلى أية حال، فلا شك أن الأشخاص الأكفاء الذين لديهم الرغبة في التعاون مع الأدوار الموكلة إليهم في المجموعة وكيفية التواصل وأداء المهام مع بعضهم البعض، يمكنهم أداء المهام المرتبطة بها بشكل أفضل وأكثر فعالية. يعد تصميم وصيانة نظام الأدوار هذا في الأساس إحدى مهام التنظيم. لكي يكون الدور التنظيمي ذا معنى للناس، يجب أن يتضمن ثلاث خصائص:
1- أن تكون له أهداف قابلة للقياس.
2- تضمين المهام أو الأنشطة الرئيسية.
3- أن يكون فيه سلطة القيام بالأشياء.
حتى يعرف صاحب الوظيفة ما يجب فعله لتحقيق الأهداف المتوقعة. بالإضافة إلى ذلك، من أجل لعب الدور بفعالية، يتم توفير المعلومات المطلوبة والأدوات الأخرى للموظف.
تعريف المنظمة

المنظمة هي مجموعة تتكون من شخصين أو أكثر يعملون معًا في بيئة ذات هيكل منتظم ومحدد مسبقًا لتحقيق أهداف المجموعة.
تعريف التنظيم التنظيم
هو عملية يتم فيها تقسيم العمل بين الأفراد ومجموعات العمل ويتم التنسيق بينهم من أجل تحقيق الأهداف. بمعنى آخر التنظيم عبارة عن عملية مكونة من أربع مراحل تتكون من:
1- تقسيم العمل
2- التصنيف أو الوحدة
3- التسلسل الهرمي
4- تنسيق
البناء التنظيمي
البناء التنظيمي أو التصميم التنظيمي هو نتيجة لعملية التنظيم وهو عبارة عن عملية ارتباطية. النظام الذي تم تشكيله بشكل غير رسمي وتمت الموافقة عليه رسميًا ويحكم أنشطة الأشخاص الذين يعتمدون على بعضهم البعض لتحقيق الأهداف المشتركة. يحدد الهيكل التنظيمي إطار عمل المنظمة، فكما أن البشر لديهم هيكل عظمي يحدد شكلهم، فإن المنظمات أيضًا لها هيكل يحدد مكانتها. الهيكل التنظيمي هو إطار أنشأه المديرون لتقسيم وتنسيق أنشطة أعضاء المنظمة. يختلف الهيكل التنظيمي للمنظمات المختلفة بسبب اختلاف الظروف البيئية والاستراتيجيات والأهداف التي تسعى المنظمات إلى تحقيقها. الهيكل التنظيمي هو الأنماط المحددة للعلاقات بين أعضاء المنظمة، وهو أيضًا نظام رسمي، لأن كبار المديرين يقومون بإنشائه رسميًا. أهداف الهيكل التنظيمي هي:
1- توجيه المعلومات إلى المديرين المعنيين لتقليل عدم اليقين لديهم عند اتخاذ القرارات.
2- توزيع السلطة لاتخاذ القرارات بشكل فعال حتى يتمكن أعضاء المنظمة من تنفيذ خططهم دون صداع وبشكل متماسك على أي مستوى.
3- تحديد ومراقبة العلاقات بين وحدات العمل بحيث يكون من الواضح أن جميع المهام يتم تكليفها وتنفيذها بطريقة مناسبة ومنظم وأن جميع الوحدات قد ساهمت في نجاح المنظمة.
التصنيف أو التوحيد
عندما يعمل مديرو الأقسام، فإنهم يجمعون الأنشطة اللازمة لتنفيذ جميع أعمال المنظمة، ثم يقومون بتجميعها في وظائف منظمة. التصنيف أو الوحدة هو ترتيب يتم فيه تجميع الوظائف والأنشطة في مجموعات منطقية ويتم دمج كل مجموعة في قسم ووحدة أكبر لتشكيل المنظمة بأكملها.
هناك أسس مختلفة للتصنيف أو التنظيم، واختيار نوع البناء وأساسه يجب أن يتم وفقاً لعوامل مختلفة مثل نشاط المنظمة، وبيئة المنظمة، وسياساتها العامة. يتم وصف الطرق الأكثر شيوعًا للتنظيم أو التوحيد في هذا القسم.
التنظيم على أساس المهمة (الهدف)
يتضمن هذا النوع من التنظيم المهام التي تؤديها المؤسسة عادةً. جميع الموظفين الذين يقومون بعمليات مماثلة يتركزون في منطقة واحدة ويعملون تحت إشراف مدير على سبيل المثال، في مؤسسة التصنيع، يتم فصل الوحدات إلى أجزاء الإنتاج والمبيعات والهندسة والموظفين، كل منها يتبع مهام محددة فيما يتعلق بهدف المنظمة. هذا النوع من التنظيم هو أكثر أنواع التصنيف شيوعًا، ومع تقدم العلم والتكنولوجيا أدى إلى ظهور المزيد من التخصصات في مجالات العلوم المختلفة، يزداد استخدام هذا النوع من تقسيم العمل. يُطلق على هذا النوع من التصنيف أحيانًا اسم التصنيف بناءً على نوع الخبرة.
التنظيم على أساس المنتج
هناك تقسيم للعمل على أساس نوع المنتج في المؤسسات الكبيرة. يتم تنظيم منظمات الأعمال في البداية على أساس الخبرة أو المهمة. مع تطور وتوسيع الأنشطة، بسبب النطاق الواسع للتشغيل وإنتاج السلع المختلفة وتدفق الشؤون، لن يكون لديها السرعة اللازمة. يواجه مدراء الإنتاج والمبيعات والشؤون الهندسية مشاكل في اتخاذ القرارات، ويزداد الوضع تعقيداً يوماً بعد يوم بسبب تركز الشئين.
لحل هذه المشكلة، من الضروري الجمع بين التنظيم حسب نوع المنتج. في هذا الهيكل التنظيمي، يتم تفويض الإدارة العليا للمنظمة إلى مدير يتمتع بسلطات تنفيذية واسعة فيما يتعلق بالإنتاج والمبيعات والخدمات والهندسة المتعلقة بنوع معين من المنتجات.
المنظمة القائمة على العملاء
في المنظمة القائمة على العملاء، يتم تقسيم الوحدات بطريقة تجعل كل وحدة مسؤولة عن مجموعة مختلفة من عملاء المنظمة. قد تحتاج مجموعات مختلفة من المؤسسة إلى خدمات مختلفة، وبضائع مختلفة، وأساليب بيع مختلفة، وكلما كان غرض المنظمة هو تلبية هذه الاحتياجات المختلفة، يصبح بناء منظمة تعتمد على العملاء مفيدًا. على سبيل المثال، يمكن لمؤسسة تجارية لديها فئتين من العملاء، بما في ذلك الوحدات الحكومية ووحدات القطاع الخاص، وكل منهما تشتري بطريقة مختلفة، وتدفع المال، وتحتاج إلى سلع مختلفة، أن تقسم وحدات مبيعاتها على أساس هاتين المجموعتين من العملاء.
التنظيم الإقليمي أو الجغرافي
شائع في المنظمات التي لا تتمركز جغرافيًا في مكان واحد. تعتمد هذه الطريقة على المبادئ التي تقضي بضرورة تجميع الأنشطة في كل منطقة أو منطقة وإبلاغها إلى المدير. تتبنى المنظمات الكبيرة في الغالب التصميم الإقليمي؛ يكون التصميم الإقليمي مناسبًا عندما يكون غرضه مشاركة المسؤولين المحليين في صنع القرار والاستفادة من العملية الاقتصادية في ذلك الموقع. يمكن أن تكون مرافق الاتصالات الضعيفة أيضًا سببًا لاختيار التنظيم الإقليمي، ولكن بشكل عام، مع التحسن المتزايد في الاتصالات، يتم التخلص جزئيًا من الحاجة إلى هذا النوع من التنظيم.
لفترة طويلة، كان وجود فروع أو وحدات في مناطق جغرافية مختلفة معروفًا بأنه مجال ممارسة ممتاز للمديرين. سيمنح هذا العمل يومًا ما المدير خبرة أساسية في جزء البناء التنظيمي، والتي يمكن أن تكون ذات قيمة كبيرة بالنسبة له لاحقًا وتكون أقل خطورة على المنظمة. وهذا لا يعني أنه يجب تقسيم المنظمة حسب المنطقة حتى ينجح مدراء المستويات الدنيا في اكتساب الخبرة الأساسية، ولكن يمكن أن يكون أحد العوامل التي تؤخذ في الاعتبار عند تحديد نوع المنظمة.
التنظيم القائم على السوق،
نشأت مشاكل أحدث من التقسيم التنظيمي في التنظيم، والمنظمات التجارية في بيئة السوق التي تعمل فيها والقنوات التسويقية التي تستخدمها. منذ أن نشأت مثل هذه الآراء في المنظمة من أجل التركيز بشكل أكبر على السوق وقنوات التسويق. لديهم اختلافات مع الأنواع الأخرى. إن شرط التنظيم حول محور القنوات التسويقية هو أنه يمكن تصميم هيكل يمكن أن يؤدي إلى التفكير السليم في طريقة الوصول إلى العملاء النهائيين (المستهلكين) من المنظمة ويتم هذا العمل من خلال تجار الجملة وتجار التجزئة وأنواع المتاجر المختلفة البيع بالتجزئة ممكن. تتطلب الاستجابة لهذا الخط الطويل من العملاء مؤسسة يمكنها تحديد احتياجاتهم والاستجابة لها في أسرع وقت ممكن. إن الفرق الذي يميز المنظمات القائمة على السوق عن المنظمات القائمة على العملاء يضع المزيد من الضغط على السوق.
التنظيم على أساس الوقت:
يستخدم هذا النوع من التنظيم في الغالب في المستويات الدنيا من المنظمة. يُستخدم استخدام المناوبات في العديد من المؤسسات (المستشفيات والمؤسسات العسكرية والمطارات والاتصالات وما إلى ذلك) لأسباب اقتصادية وفنية وما إلى ذلك وفي الحالات التي تكون فيها أيام العمل غير عادية.
الأنماط الجديدة للتنظيم
هي الطريقة الأكثر منطقية في تصميم المنظمة، وتحديد الظروف البيئية والتكنولوجية والاستراتيجية الخاصة للمنظمة واختيار نوع الهيكل التنظيمي الذي يمكن أن يحقق أفضل أداء في تلك الظروف. ولذلك، يتم التحقيق في أنماط جديدة من التنظيم.
التنظيم على أساس المشروع
التنظيم على أساس المشروع أو الخطة هو أحد أنواع البناء التنظيمي الجديدة. في المنظمات التي يمكن تنفيذ غرضها ورسالتها في شكل مشاريع وبرامج مستقلة نسبيًا، يكون هذا الهيكل التنظيمي قابلاً للاستخدام ومفيدًا. في المؤسسة القائمة على المشروع، يمكن إنشاء وحدات مستقلة بنفس عدد المشاريع الموجودة في المؤسسة. وتمتلك هذه الوحدات الوكلاء والتسهيلات اللازمة لتنفيذ المشاريع ذات الصلة وتكون قادرة على تنفيذ مشاريعها بشكل مستقل دون الحاجة إلى وحدات أخرى.
في المنظمة القائمة على المشروع، تنقسم المنظمة إلى مشروع ووحدات أصغر، ولهذا السبب يتم تقليل المشاكل الناجمة عن التسلسل الهرمي وبطء الاتصال إلى الحد الأدنى الممكن.
عند بناء المشروع يتم إنشاء وحدات مستقلة نسبياً على شكل مشاريع تمتلك الوحدات المطلوبة وتكون قادرة على تحقيق أهدافها دون التعارض مع الوحدات الأخرى. إن تعاون الوحدات داخل المشروع ضروري، لكن مساعدة الوحدات الخارجية ليست مطلوبة كثيراً ولا تلعب دوراً حاسماً في أداء وحدة المشروع.
في بناء المشروع، لا يؤثر ضعف وحدة واحدة على النظام بأكمله، ويمكن بسهولة متابعة مشكلة تدقيق المسؤوليات في كل مشروع. وفي الوقت نفسه، فإن قياس وحدات المشروع ومقارنتها وفقًا للمرافق والموارد المستخدمة بها يجعل التقييم ممكنًا بسهولة أكبر. يمكن أن يكون للمشاريع منافسة صحية وبناءة مع بعضها البعض وأن تستخدم الأساليب والتقنيات التي تم التعرف عليها في مشروع فعال.
التنظيم المادي أو الخزانة (التنظيم المصفوفي)
إذا افترضنا التنظيم المبني على المشاريع كوحدات من التنظيم المبني على المهام (البناء التقليدي)، فإن التكوين الناتج سيكون تنظيما مصفوفيا. وبعبارة أخرى، فإن التنظيم القائم على المهام والتنظيم القائم على المشروع معًا يخلقان تنظيمًا مصفوفيًا.
يعد هذا النوع من التنظيم في الواقع مشكلة أكثر تقدمًا من الإشراف المتعدد الأطراف ويستخدم في المنظمات الكبيرة التي تؤدي العديد من الأنشطة الفنية والمعقدة. ويستخدم هذا النوع من التقسيم في المنظمات البحثية والمراكز التعليمية والمهندسين الاستشاريين.
وقد تم تعريف مهمة التخطيط بعدة طرق، نعرض بعض الأمثلة عليها:
1- تعريف شامل نسبياً قدمه “سيريل هودسون” على النحو التالي: التخطيط يعني “توفير وسيلة “لعمليات مستقبلية تضمن نتائج معينة مع بتكلفة معينة وفترة زمنية معينة.” 2- التخطيط هو: “تقدير الهدف، وإيجاد وبناء الطريق للوصول إليه”. 3- “التخطيط هو عملية تتضمن اتخاذ وتقييم مجموعة من القرارات المرتبطة ببعضها البعض، قبل الحاجة إلى تنفيذها، وفقاً لهذا” الاعتقاد بأنه بدون إجراء عملي لا توجد إمكانية لحدوث الوضع المنشود في المستقبل، وإذا تم اتخاذ الإجراء فإن احتمال تحقيق النتائج المرجوة سيزداد”. 4- التخطيط يعني “تصور وتصميم الوضع المنشود في المستقبل وإيجاد وبناء السبل والوسائل لتحقيقه”. الهدف النهائي للتخطيط هو تقليل مستوى قبول المخاطر فيما يتعلق بالحوادث المحتملة واتخاذ التدابير اللازمة لتحقيق النجاح التنظيمي. لذلك فإن التخطيط عملية فكرية صعبة تتطلب منا أن نحدد بوعي طرق العمل وأن نبني قراراتنا على أساس الأهداف والمعرفة والتقديرات المقاسة، فيمكننا أن نحدد أهداف التخطيط على النحو التالي: 1- زيادة الاحتمالية الوصول إلى الهدف من خلال تنظيم الأنشطة 2- زيادة الجانب الاقتصادي (فعالية تكلفة العمليات) 3- التركيز على الأهداف والغايات وتجنب تغيير الاتجاه 4- توفير أداة للتحكم في مختلف أنواع التخطيط الشامل أو الاستراتيجي












التخطيط الاستراتيجي هو عملية تهدف إلى تجهيز موارد المنظمة وتوحيد جهودها لتحقيق الأهداف والمهام طويلة المدى وفقا للإمكانيات والقيود الداخلية والخارجية. وبطبيعة الحال، تجدر الإشارة إلى أن التخطيط الاستراتيجي قبل أن يكون تقنية وتقنية، فهو طريقة تفكير واعتقاد تشجع المديرين على التفكير بعيد المدى والاستشراف والتنبؤ بالآفاق البعيدة. وفي منظمة لا تملك هذا الاعتقاد، لن يكون هناك منصة مناسبة لنمو التخطيط الاستراتيجي. التخطيط الاستراتيجي هو استشراف منظم يتضمن الخطوات التالية:
1- إسناد المهام إلى أهداف بعيدة المدى.
2- فصل المهام إلى أهداف كمية ونوعية قصيرة المدى وهو ما يسمى بتحديد الأهداف.
3- تحديد السياسات أو السياسات.
4- التخطيط والتخطيط التنفيذي.
لا يتنبأ التخطيط الاستراتيجي بالمستقبل، لكنه يمكن أن يساعد المدير في الحالات التالية:
1- التغلب على متطلبات المستقبل بفعالية.
2- إتاحة الفرصة في الوقت المناسب لتصحيح الأخطاء التي لا يمكن تجنبها.
3- المساعدة على اتخاذ القرار الصحيح في الوقت المناسب.
4- التركيز على الإجراءات التي يجب القيام بها للوصول إلى المستقبل المنشود.
التخطيط التنفيذي أو التشغيلي،
في الأساس، يتم التخطيط التشغيلي على المستويين المتوسط ​​والأساسي للمنظمة. في التخطيط التشغيلي بهدف الكفاءة، يكون الجهد المبذول هو القيام بالأشياء بشكل صحيح، وبعبارة أخرى، يتم التركيز في هذا التخطيط على الكفاءة، بينما يركز التخطيط الاستراتيجي على الفعالية. ففي الفعالية تعني أن الأهداف الرئيسية والأساسية يتم تحديدها وتحقيقها، أما في الكفاءة فإن الغاية هي الوصول إلى الأهداف المحددة بأقصى قدر من الكفاءة. كما يؤكد التخطيط التشغيلي على المصالح الحالية للمنظمة.
في الواقع، يمكن القول أن ما يتم تحديده كأهداف وخطوط عريضة في التخطيط الاستراتيجي يتم تنفيذه في التخطيط التشغيلي. تسلسل التخطيط التشغيلي أو التنفيذي هو:
1- إعداد خطة قصيرة المدى (تحديد الميزانية والتوقيت)
2- تحديد معايير الأداء والمنصب: الكمية والجودة والتكلفة.
3- مراجعة وتحديد حالات الانحراف.
4- إعداد برنامج جديد.
التخطيط المتخصص
1- تخطيط ومراقبة الإنتاج (إدارة الإنتاج): ويتكون من تحديد ودراسة وتدريب جميع المتطلبات اللازمة لإنتاج المنتجات في المستقبل وتلبية الاحتياجات المتوقعة أو غير المتوقعة للمجتمع والسوق.
2- تخطيط الموظفين (القوى العاملة): يشير إلى تحديد عدد الأشخاص الذين يجب اختيارهم أو تدريبهم أو ترقيتهم أو تقاعدهم أو فصلهم في السنوات القادمة لتحقيق أهداف المنظمة وما إلى ذلك ويتم تقدير الحاجة. يبدأ تخطيط الموارد البشرية بإعداد الشكل التنظيمي، ومن موضوعاته أيضًا شكل مسار الترقية واللوائح والتوظيف وبرامج التدريب أثناء الخدمة وغيرها.
3- التخطيط المالي: ويتكون من تحديد مقدار وطريقة الموارد المالية وتحديد مقدار وطريقة إنفاق الموارد المالية المذكورة بشكل متبادل بما يحقق أهداف المؤسسة وملاكها ومراقبيها.
أنواع الخطط
يجب ألا ننسى أن الخطة تشمل كل عمل في المستقبل؛ ولذلك فإن البرنامج له أنواع مختلفة مقسمة بهذه الطريقة.
1- الأهداف أو المهام
2- الأهداف
3- الاستراتيجيات (الاستراتيجيات)
4- السياسات (السياسات العامة)
5- الأساليب
6- الأوامر (الأنظمة واللوائح)
7- البرامج والخطط
8- الموازنات

التخطيط الفعال
إن الاهتمام بالأمور التالية يجعل التخطيط فعالاً:
1- الوقت: ينبغي النظر إلى كل عنصر من العناصر ليس فقط من حيث المضمون والعمل، بل من حيث الوقت أيضاً؛ لأن الحركات مرتبطة ببعضها البعض.
2- الاتصال: يجب أن يتم إنشاؤه بحيث يكون لدى جميع الأشخاص في مجال نشاطهم الفهم الصحيح للبرنامج وكيفية تنفيذه.
3- التعاون: يجب أن يكون هناك تعاون في أمور التخطيط.
4- خلق الجو المناسب: يجب أن يبدأ الإعداد للتخطيط من المستويات العليا وأن يكون منظماً.
مرحلتا التخطيط
“كونتز” و”واريش” في كتاب الإدارة اعتبرتا مراحل التخطيط تشمل الإجراءات التالية:
1- الوعي بالفرص:
رغم أن هذه المرحلة لا تعتبر من مراحل التخطيط، إلا أنها تدرك الافتراضات الموجودة بداخلها. وخارج المنظمة تشكل في الواقع نقطة البداية للتخطيط. وفي هذه المرحلة، ينبغي دراسة جميع الفرص المستقبلية المحتملة بشكل واضح وكامل. بالنظر إلى نقاط القوة والضعف لدينا، فإننا نعرف أين نحن، ونوع المشكلات التي نريد حلها ولماذا نحتاج إلى حل مثل هذه المشكلات، ونعرف أيضًا ما نريد تحقيقه. إن تحديد أهداف واقعية يعتمد على هذا الوعي.
2- تحديد الأهداف:
الخطوة الثانية في التخطيط هي تحديد الأهداف للمؤسسة بأكملها ثم لكل وحدة من الوحدات على المدى القصير والمتوسط ​​والطويل. تحدد الأهداف النتائج المتوقعة وتمثل نقاط النهاية للعمليات التي سيتم تنفيذها.
3- خلق الافتراضات اللازمة للتخطيط:  الخطوة المنطقية الثالثة في التخطيط هي خلق وإعلام وجذب الآخرين حول الافتراضات الأساسية للتخطيط، والتي تشمل في الواقع جميع أنواع التنبؤات والسياسات الأساسية والتطبيقات والبرامج الحالية للمنظمة.
4- تحديد خيارات التشغيل المختلفة:  تتكون هذه الخطوة من فحص وتحديد الحلول المختلفة.
5- تقييم الخيارات:  بعد تحديد الحلول المختلفة ودراسة نقاط القوة والضعف فيها، يتم تقييم الحلول المذكورة في ضوء الافتراضيات. وبما أن المخططين يواجهون عمومًا ظروفًا غير مؤكدة تتمثل في نقص رأس المال والعديد من العوامل غير الملموسة، فإن التقييم عادةً ما يكون صعبًا للغاية.
6- اختيار الحل:  في هذه المرحلة يتم اتخاذ القرار الحقيقي.
7- إعداد البرامج الفرعية: في المرحلة التي يتم فيها اتخاذ القرار، نادراً ما يكتمل التخطيط، لذلك من الضروري تحديد البرامج المساندة للبرنامج الرئيسي.

8- إظهار البرامج على شكل أرقام وأرقام من خلال الموازنات (ترقيم البرامج مع الموازنات):

تمثل الميزانية العامة للمؤسسة مجموع الإيرادات والمصروفات والبنود المهمة في الميزانية العمومية مثل الرصيد النقدي والمصروفات الرأسمالية والنقدية وتشكل جزءاً من الميزانية العامة للمؤسسة. وبهذه الطريقة، ستصبح الميزانيات وسيلة للجمع بين البرامج المختلفة والمعايير المهمة لضمان تقدم البرامج.

تقنيات التخطيط

التخطيط هو اتخاذ القرارات بشأن المستقبل. ولكي يتمكن المخططون من متابعة كافة المتغيرات المتعلقة باتخاذ القرار، تم اختراع عدة أساليب، بعضها يتصور العوامل الفعالة للتخطيط، والبعض الآخر يستطيع حتى أن يقرر له؛ بمعنى آخر، قرار المدير مخطط له.
بغض النظر عن التخطيط الاستراتيجي، فإن الغالبية العظمى من التخطيط التنفيذي يتم بطريقة الصورة. لأنه بهذه الطريقة:
1- يرفعون مواضيع أكثر في مساحة أقل.
2- أنها أسرع بكثير وغالباً ما تكون أسهل في الفهم.
3- تسهيل تنفيذ البرامج ومراقبتها وتقييمها ومراجعتها.

الرصد والمراقبة

معنى ومفهوم وأهمية السيطرة

ومن واجبات المدير الأساسية، والتي ترتبط بواجباته الأخرى، هي الرقابة، والتي من خلالها يمكن الحصول على أقصى قدر من الكفاءة والفعالية من موارد وأنشطة أعضاء المنظمة من أجل تحقيق أهداف المنظمة. فقط من خلال السيطرة سيدرك المخطط صحة تنبؤاته. ولهذا السبب من الضروري قبول الرأي القائل بأنه لا يمكن تنفيذ أي برنامج بشكل صحيح دون مراقبة، ولا يكون للتحكم معنى دون وجود البرنامج.
ولذلك، تلعب السيطرة دورًا ديناميكيًا في مؤسسات الأعمال والمنظمات الأخرى. تعتمد ديناميكية دور الرقابة على إمكانية تصحيح الانحرافات ومطابقة الوظائف مع الأهداف التنظيمية المطلوبة.

خطوات التحكم

يمكن أن يتم التحكم في أربع خطوات.
الخطوة الأولى: تحديد معايير (قياسية) أو قواعد للتحكم.
الخطوة الثانية: قياس الأداء وفق المعايير (المقاييس).
الخطوة الثالثة: الكشف عن الانحرافات وتحليل أفعالها.
المرحلة الرابعة: الإجراءات التصحيحية.

أنواع السيطرة

تم عمل تصنيفات مختلفة للرقابة، ويستخدم المدير أنواعًا مختلفة من الرقابة من أجل أداء واجباته وفقًا لتقديره ووفقًا للظروف والأوضاع القائمة. يمكن أن تتم السيطرة من الأبعاد الزمنية والتنظيمية والكمية بأشكال دائمة أو متقطعة، مركزية أو لا مركزية، كمية أو نوعية، على التوالي. بالإضافة إلى ذلك، وبحسب من يمكن أن يكون الشخص الذي يقوم بالتحكم، فإن التحكم يأخذ الأشكال التالية:
1- التحكم الأمامي.
2- ضوابط الفرز أو ضوابط “نعم، لا”.
3- ضوابط ما بعد الجراحة.

واجبات إدارة الموارد البشرية

ومن خلال النظر إلى الأنظمة التنظيمية مرة أخرى نجد أن البشر هم في الواقع العامل الأكثر أهمية في تحقيق الأهداف التنظيمية لأن الموارد الأخرى التي تدخل المنظمة لن تكون قادرة على تحقيق الأهداف التنظيمية بنفسها.
نظام زمني يحاول فيه مديرو الإنتاج تحسين جودة وكمية الإنتاج، ويحاول مديرو الصناعة تحسين الأنظمة والأساليب، ويحاول مديرو الشؤون المالية إعداد رأس المال واستخدامه على النحو الأمثل، ويحاول مديرو الموارد البشرية تقديم خطط لمواءمة أهداف المنظمة . . لديهم الموارد البشرية وتوفير الأهداف التنظيمية.

مفهوم إدارة الموارد البشرية

إدارة الموارد البشرية هي تخصص خاص يحاول وضع السياسات والتخطيط والعمل من أجل الحصول على رضا الموظفين وتحقيق الأهداف التنظيمية.
يعتمد نجاح أي منظمة على الجمع الفعال بين رأس المال والمواد وأدوات العمل والموارد البشرية، بما يضمن تحقيق الأهداف القصيرة والمتوسطة والطويلة المدى. نظرا لتعقيد المنظمات اليوم، تم إنشاء تخصصات خاصة لإدارة الشؤون التنظيمية. إدارة الشؤون المالية والتي تعمل على الاستخدام الأمثل لرأس المال، وإدارة الإنتاج التي تسعى إلى الاستخدام الفعال والتصميم السليم لآلات وأدوات الإنتاج، وأخيرا إدارة الموارد البشرية وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والقيادة وهو المسؤول عن الإشراف على جميع عمليات التوظيف وكذلك التدريب والتحسين والصيانة والتقييم والاتصالات وخلق حوافز العمل وخاصة تخطيط الموارد البشرية بالتعاون والتشاور مع المديرين الآخرين للمنظمة.
مديرو الموارد البشرية ليسوا مسؤولين فقط عن الموارد البشرية للمنظمة، ولكن من ناحية أخرى، فهم مسؤولون أيضًا عن المديرين رفيعي المستوى في المنظمة. إنهم مسؤولون عن عكس احتياجات ومطالب المديرين رفيعي المستوى في المنظمة إلى القوى البشرية واحتياجات ومطالب الموظفين إلى المديرين رفيعي المستوى في المنظمة وفي الواقع ملء الفجوات بين الاثنين. لذلك، يجب على مديري شؤون الموظفين إيجاد لغة مشتركة مع جميع الطبقات التنظيمية وتعزيز العلاقات الإنسانية داخل المنظمة.

أهداف إدارة الموارد البشرية

الهدف من إدارة الموارد البشرية هو زيادة كفاءة الموارد البشرية في المنظمة. ويمكن أن يكون هذا الهدف دليلاً لدراسة وتطبيق مبادئ وأساسيات إدارة الموارد البشرية. يمكن لدراسات إدارة الموارد البشرية الإجابة على السؤال الأساسي حول ما يفعله مديرو الموارد البشرية وما يجب عليهم فعله. ومع ذلك، فإن زيادة كفاءة الموارد البشرية في المنظمة له أهمية خاصة. ومن الأهمية بمكان أنه حتى المنظمات الصغيرة تحاول إنشاء وحدة تحت عنوان إدارة الشؤون الإدارية لزيادة كفاءة موظفيها. وبالطبع تجدر الإشارة إلى أنه من الناحية العملية، يقوم مديرو الموارد البشرية بتحديد الأهداف ومتابعتها وفقًا للظروف التنظيمية الداخلية والخارجية. يمكن أن تكون هذه الأهداف المحددة دليلاً جيدًا لمختلف أنشطة مديري الموارد البشرية في المنظمة. المديرون الذين، لسبب ما، لا يستطيعون تحديد وتدوين الأهداف المذكورة أعلاه سوف يتسببون في أضرار جسيمة للمنظمة والإدارة. بشكل عام، هناك أربعة أهداف على النحو التالي لإدارة الموارد البشرية.

1- الهدف الاجتماعي
والذي يتمثل في الشعور بالمسؤولية تجاه احتياجات المجتمع وخلق المصداقية للمنظمة والعاملين فيها في المجتمع.
2- هدف المنظمة
هو الشعور بالمسؤولية تجاه الأهداف التنظيمية والاستفادة القصوى من خبرات والتزام الموارد البشرية لتحقيق أهداف المنظمة والإدارة.
3- الغرض من المهمة
هو الشعور بالمسؤولية تجاه الواجبات والمسؤوليات المنوطة بوحدة الشؤون الإدارية في المنظمة.
4- الهدف المخصص
، ويعني الشعور بالمسؤولية تجاه الأهداف الشخصية للموظفين العاملين في المنظمة، لأن القوى البشرية تدخل وتعمل في المنظمة بآمال وأحلام في تلبية وتلبية احتياجاتهم وتحقيق أهدافهم الشخصية. ولذلك، ينبغي ضمان تحقيق أهداف الموظفين من خلال العمل والأنشطة التي يقوم بها مديرو شؤون الموظفين. خلاف ذلك، سيكونون غير مبالين بتنظيم الإدارة والأهداف التنظيمية.
واجبات ومسؤوليات إدارة الموارد البشرية
تنقسم واجبات ومسؤوليات إدارة الموارد البشرية إلى قسمين على النحو التالي:
أ) الواجبات والمسؤوليات العامة وتشمل:
1- التخطيط
2- التنظيم
3- التوجيه القيادي
4- المراقبة والرقابة
ب) واجبات ومسؤوليات محددة وهي:
1- التوظيف والاختيار
2- تدريب وتطوير الموارد البشرية
4- تصميم أنظمة الرواتب
5- التعرف على مواهب واهتمامات ودوافع وشخصية القوى البشرية من خلال التواصل البشري
6- تنفيذ التدابير المتعلقة الصيانة الجسدية والعقلية للموارد البشرية
7- تنفيذ الإجراءات المتعلقة بالتعاملات ونقل الموظفين
8- تنفيذ الإجراءات المتعلقة بالانضباط ومعالجة الشكاوى
9- تقييم كفاءة الموظفين
10- تخطيط الموارد البشرية
11- تنفيذ الإجراءات المتعلقة بالإعاقة والتقاعد والحصول على المعاشات التقاعدية للموظفين، فإن
الواجبات العامة لمديري شؤون الموظفين، أي التخطيط والتنظيم والتوجيه والمراقبة والرقابة، هي في الواقع نفس الأنواع الأربعة من واجبات جميع المديرين على مستويات مختلفة من المنظمة التي يتحملها مديرو الموارد البشرية أيضًا. لا استثناءات لهذه القاعدة العامة.

نماذج أسئلة حول مبادئ الإشراف

1- ما هي المنظمة؟

إنها مجموعة من الوحدات أو الأشخاص أو السلوكيات التي يتم وضعها معًا لتحقيق الهدف.

2- ما هو التنظيم؟

يتم في التنظيم تحديد واجبات وصلاحيات ومسؤوليات الوحدات والمناصب، كما يتم تحديد أو تحديد طريقة التنسيق والتواصل فيما بينها.

3- يعتمد التصميم التنظيمي على ما هي العوامل؟

1- تحديد تقسيم المهام وتصنيفها 2- تنظيم الموارد المادية والبشرية في هيكل هادف 3- تحديد المسؤوليات وتفويض السلطة

4- اذكر مبادئ الإدارة؟

1- التخطيط 2- التنظيم 3- التوجيه 4- الرقابة

5- ما هو التخطيط؟ التخطيط هو اختيار الطريقة المناسبة من بين الخيارات المختلفة للمنظمة للوصول إلى هدف محدد

6- أكتب أهداف التخطيط ؟ 1- زيادة احتمالية تحقيق الهدف من خلال تعديل الأنشطة 2- تعزيز فعالية تكلفة العمليات 3- التركيز على المهمة ومنع التغيير 4- إعداد أداة للرقابة

7-اكتب عملية التخطيط؟ 1- يشمل تحديد رسالة المنظمة، 2- تحديد الأهداف، 3- وضع الخطط

8- ما هي نقاط التخطيط الصحيح والفعال؟ 1- احترام الوقت 2- فهم التواصل 3- التعاون 4- خلق الجو المناسب

9- ما هو التنظيم؟ هي مجموعة تتكون من شخصين أو أكثر يعملون معًا في بيئة ذات هيكل معين ومحدد مسبقًا لتحقيق أهداف المجموعة.

10- ما هي عملية التنظيم؟ التنظيم هو عملية إدارية مستمرة يتم فيها تحديد استخدام جميع الموارد المتاحة في نظام الإدارة بانتظام

11- ماذا يشمل التوجيه؟ في المنظمات، من أجل تحقيق الأهداف التنظيمية، يجب على المديرين النهوض بالمنظمة لتحقيق الكمال بناءً على مبادئ التخطيط والتنظيم بالطرق التالية: أ: التحفيز ب: القيادة ج: الاتصال

12- ما هو الإرشاد؟ هو التواصل والتفاعل الصحيح بين المكونات البشرية للمنظمة من أجل تنفيذ الأنشطة المستهدفة المخطط لها

13- عرف الدافع ؟ الدافع يعني سبب السلوك، وهو حالة داخلية تجعل الإنسان يقوم بسلسلة من الأنشطة (سبب السلوك).

14- ما هي القيادة وكيف يمكن الحصول عليها؟ تسمى عملية التأثير على شخصين أو أكثر يتصرفون حسب رغبات القائد بالقيادة ويتم الحصول عليها بالطرق التالية:

أ) من خلال منصب أو منصب قانوني

ب) قوة العقاب

ج) قوة التشجيع

د) قوة الخبرة

ه) السلطة المرجعية

15- ما هو التواصل؟ هو العملية التي يحاول الناس من خلالها الحصول على المعنى من خلال إشارات الرسالة، وهو اتصال فعال ينقل الرسالة بشكل صحيح من المصدر إلى الوجهة.

16- لماذا يعتبر التواصل الفعال ضروريا للمديرين؟ 1- الاتصال هو العملية التي يتم من خلالها تنفيذ مهام التخطيط والتنظيم والتوجيه والتوجيه والرقابة على الإدارة 2- الاتصال نشاط يستخدمه المديرون لتنسيق وضبط وقتهم.

17- ما هو التحكم؟ يعد قياس الأداء بناء على الخطة من المهام المهمة للإدارة، ومن خلال أداء هذه المهمة يستطيع المدير منع الانحرافات عن الخطة ويستطيع اتخاذ الإجراءات التصحيحية في إطار الخطط والأهداف.

18- اكتب مميزات ومبادئ الإدارة العلمية؟ ووفقا لتايلور، فإن الإدارة العلمية مع التركيز على الإدارة على المستوى التشغيلي لها العديد من الخصائص، والتي نذكرها بإيجاز على النحو التالي: 1- العلم بدلا من الخبرة البحتة 2- التنسيق بدلا من التمايز 3- التعاون الجماعي بدلا من التعاون الفردي 4- الإنتاج الأقصى بدلا من ذلك ذات الإنتاج المحدود

19- يعرف أتباع الإدارة الإدارية الإدارة بأنها عملية تنسيق جهود المجموعة نحو أهداف المجموعة ومتابعتها من أجل شرح الإدارة وفقا لواجبات أو وظائف المديرين في مختلف مستويات المنظمة، ورئيس هذا المركز هو آرت فايول.

20- أكتب مبادئ إدارة فايول 1- تقسيم العمل 2- السلطة 3- انضباط العمل 4- وحدة القيادة ووحدة الاتجاه 5- أولوية المصالح العامة على المصالح الأساسية 6- التسلسل الهرمي

21- خصائص الإدارة البيروقراطية؟ وهو نظام تم إنشاؤه بمبادرة من قواعد وأنظمة التسلسل الهرمي لتقسيم العمل وأساليبه.

22- مؤشرات إدارة البيروقراطية؟ 1- القوانين والأنظمة 2- عدم الشخصية 3- تقسيم العمل 4- الالتزام مدى الحياة

23- ما هي إدارة السلوك؟ ويرتبط المنهج السلوكي في الإدارة بمن قاموا بتطوير التفكير الأساسي للمدرسة السلوكية، مما يعني أنه بما أن المدير يقوم بالعمل مع المدير بواسطة الآخرين، فإن الإدارة في الواقع هي تطبيق للعلوم السلوكية ويجب على المدير أن يعرف كيفية القيام بذلك. لتحفيز الناس على العمل، وقيادتهم وفهم العلاقات المتبادلة بين الأشخاص وسلوك المجموعة بشكل كامل.

24- ما هو النظام؟ النظام عبارة عن مجموعة من المكونات التي تشكل وحدة كاملة عن طريق الاتصال المتبادل.

25- الموقف المشروط؟ ويطلق عليه النهج الظرفي، مما يعني أنه لا يوجد نموذج إداري واحد لجميع المواقف باعتباره أفضل طريقة. تتمثل مهمة المدير في تحديد الطريقة اللازمة في موقف معين لتحقيق أهداف الإدارة.

26- نظرية ض ؟ موقف يجمع بين الالتزام بالتوظيف مدى الحياة والمسؤولية الفردية واتخاذ القرار التعاوني.

27- ما هي واجبات الطابور؟ على سبيل المثال؟ مهام قائمة الانتظار في المؤسسة هي المهام التي تلعب بشكل مباشر دورًا حاسمًا في تحقيق أهداف تلك المنظمة. على سبيل المثال، في المنظمات الصناعية، تسمى الوحدات المتعلقة بالإنتاج والمبيعات، والتي ترتبط بشكل مباشر بهدف المنظمة المتمثل في توفير السلع للسوق والحصول على المنافع، بوحدات الانتظار.

28- أكتب واجبات المقر ؟ واجبات المقر الرئيسي في المنظمة هي الواجبات التي تساهم بشكل غير مباشر في تحقيق أهداف المنظمة، وبالتالي، في المنظمة، تعتبر وحدات تخطيط التوظيف وممثليها جزءًا من وحدات المقر الرئيسي.

29- ما أسباب الاختلافات بين وحدات الخط والرئاسة في المنظمة؟ 1- عدم وجود حدود واضحة وواضحة لواجبات كل من مديري الخطوط والمقرات 2- عدم معرفة المديرين بواجبات بعضهم البعض 3- الصلاحيات الكثيرة لوحدات الخط مما يجعلها تقاوم الخطط المقدمة من المقرات التغيير 4- التصديق على الرتبة والمسؤوليات الوظيفية من قبل أشخاص ليس لديهم المؤهلات الكافية

30- ما هو اتخاذ القرار وما هي مبادئه؟ ويعني اختيار طريقة واحدة من بين الطرق المختلفة، وفي الحقيقة اختيار الطريقة الأفضل لتحقيق الأهداف هو أساس اتخاذ القرار الإبداعي.

31- تحديد وكتابة نطاق الإشراف وما العوامل التي يعتمد عليها؟ يتكون مجال الإشراف والذي يعرف بمجال الإدارة من عدد من الأشخاص الذين يقدمون تقاريرهم مباشرة إلى المدير، ويقوم المدير بإدارتهم والتنسيق معهم بشكل مباشر، ويعتمد على العوامل التالية. 1- تعقيد العمل 2- توحيد العمل 3- موقع الموظفين 4- مستوى المهارة 5- الأولويات الشخصية

32- ما هي المبادئ التي تقوم عليها وحدة القيادة؟ على وحدة القيادة والتسلسل الهرمي

33- ما هي وحدة القيادة؟ وهذا يعني أنه يجب أن يكون لكل شخص رئيس واحد فقط. ينص التسلسل الهرمي على أن سلسلة القيادة الواضحة وغير المنقطعة يجب أن تربط كل فرد في المنظمة بالمشرفين المحددين من أعلى مستوى إلى أدنى مستوى.